Od 12 lipca weszły przepisy prawne zabraniające kopiowania dokumentu tożsamości w różnych instytucjach na terenie całego kraju. Kwestia sporna dotyczy banków i instytucji finansowych, w których do końca nie jest jasne, czy mogą przechować kopie naszych dokumentów.

Skanowanie i kopiowanie dowodów osobistych było powszechnie praktykowana przez wiele instytucji. Często proszono o możliwość skopiowania dokumentu np. podczas wypożyczania sprzętów sportowych na wakacjach, wypożyczania pojazdów. Firmy robiły to zazwyczaj, by zabezpieczyć się przed oszustami.

Jeśli wziąć pod uwagę banki, kopiowanie danych osobowych zawartych na dowodach jest zgodne z art. 112b ustawy Prawo Bankowe (ustawa z dnia 28 sierpnia 1997 roku). Wedle jej zapisów banki mają prawo do przechowywania informacji skopiowanych z naszych dowodów. Instytucje bankowe robią to w celu weryfikacji tożsamości klienta. Jest to jeden z wielu rodzajów zabezpieczeń naszych kont. Mamy jednak prawo odmówić procedury kopiowania okazanego dokumentu. Szczególnie, kiedy pracownik banku prosi nas o wykonanie kopii w trakcie zakładania konta, lub gdy chcemy sprawdzić swoją zdolność kredytową czy mamy zawrzeć umowę kredytową. W tym przypadku banki powołują się na wyżej przytoczony artykuł ustawy, jednak on uprawnia instytucje bankowe do przetwarzania danych zawartych w dokumentach, a nie do sporządzania kopii dokumentów tożsamości.

Pozwolenie na kopiowanie naszych dowodów tożsamości może być dla nas niebezpiecznie. Wystarczy luka w systemie zabezpieczającym dane i może dojść do kradzieży naszej tożsamości. Dlatego jeśli konieczne jest wykonanie kopii dokumentu, należy zwrócić uwagę, czy dana instytucja finansowa przestrzega przepisów prawa oraz zasady minimalizacji danych. Niestety w wielu przypadkach pozyskane dane wykraczają poza zakres dopuszczalny przez przepisy prawa, na podstawie których pracują dane podmioty.

Istnieje kilka sposobów na to, aby nie doszło do takiego zdarzenia. Przede wszystkim należy pamiętać o tym, aby skan naszego dokumentu był wykonany przy nas, a nie poza zasięgiem naszego wzroku. Dodatkowo warto pomyśleć    o tym, aby napisać na kopiach widocznymi literami datę, kiedy została wykonana kopia, przez jaką instytucję została wykonana i w jakim celu. To pozwoli nam zidentyfikować, która instytucja źle zabezpieczyła nasze dane. Jeśli pracownik banku nie będzie chciał zgodzić się na taki zabieg, mamy prawo powiadomić policję. Można wtedy powołać się na fakt, że ktoś próbuje wyłudzić od nas dane osobowe. Pamiętajmy, że dowodem tożsamości jest też paszport, karta pobytu, jeśli mówimy o obcokrajowcach oraz że mamy prawo (zgodnie z art. 17 RODO) zwrócić się do administratora naszych danych osobowych z wnioskiem o usunięcie z bazy naszych danych. Należy wtedy dodać, że dane zostały zebrane z naruszeniem prawa i wykraczają poza dopuszczalny zakres.

Poza bankami, inne instytucje jak np. operatorzy telefonii komórkowych, biblioteki, hotele, wypożyczalnie sprzętu nie mają prawa kopiować naszych dokumentów tożsamości.